Dla wielu ludzi otwarta przestrzeń biurowa to doskonałe miejsce do pracy. Według badania przeprowadzonego przez Clutch.co, dostarczającego dane z badań rynku, 77% pracowników funkcjonujących w otwartej przestrzeni biurowej nie ma nic przeciwko dzieleniu się swoim miejscem pracy.
Badanie jednak wskazuje również, że 88% uczestników badania doświadczało na co dzień wyzwań związanych z rozproszeniem uwagi, brakiem przestrzeni oraz miejsc do prywatnych rozmów. Dodatkowo badanie podkreśliło, że jednym z największych wyzwań w otwartej przestrzeni biurowej było natężenie dźwięku – nie jest to prawdopodobnie dużym zaskoczeniem. W rzeczywistości, wg badania problemy tego typu w biurach otwartych znalazły się w pierwszej szóstce wyzwań:
6 kluczowych wyzwań w otwartych przestrzeniach biurowych:
- Rozproszenie uwagi oraz hałas (48%)
- Brak miejsc do odbycia prywatnej rozmowy (48%)
- Brak przestrzeni (39%)
- Brak wyposażenia i pomieszczeń (31%)
- Brak możliwości personalizowania biur (31%)
- Kwestie bezpieczeństwa (23%)
Źródło: Clutch.co
Przemyślenia dotyczące 6 wyzwań
Jak mogłeś/aś zauważyć, „Rozproszenie uwagi oraz hałas” oraz „Brak miejsc do odbycia prywatnej rozmowy” to dwa najważniejsze wyzwania dla pracowników działających w otwartej przestrzeni biurowej
Wiele z takich przestrzeni posiada pomieszczenia konferencyjne dla pojedynczych pracowników, którzy mogą porozmawiać prywatnie nie przeszkadzając innym swoimi rozmowami. Pomieszczenia te są jednak często wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem, czyli do organizacji spotkań. Ponadto umożliwianie pojedynczym pracownikom korzystania z pomieszczeń konferencyjnych jedynie do celów przeprowadzenia prywatnych rozmów jest często dla pracodawcy drogim rozwiązaniem, gdyż przestrzeń biurowa nie jest w takim wypadku wykorzystywana należycie w stosunku do przeznaczenia i ceny. Dlatego ważnym jest, aby firmy posiadające otwarte miejsca biurowe zwracały uwagę na koszty gdy pomieszczenia konferencyjne nie są wykorzystywane wydajnie oraz zgodnie z przeznaczeniem, i porównały ten wydatek z kosztami inwestycji w sprzęty ograniczające hałas oraz kabiny akustyczne.
Przyszłość należy do otwartych przestrzeni biurowych, w których łatwiej można zrealizować synergię między pracownikami. W konsekwencji przedsiębiorstwa muszą podejmować właściwe decyzje inwestycyjne oraz inicjatywy, aby móc sprostać tym wyzwaniom.
Jak wskazuje raport przeprowadzony przez Clutch.co, zaleca się, aby przedsiębiorstwa podejmowały działania zmierzające do ograniczenia hałasu w miejscu pracy. Jeśli metraż biura uniemożliwia realizację tych działań, np. zapewnienie wyciszonego pomieszczenia lub kabiny akustycznej ze względu na brak miejsca, przedsiębiorstwo to powinno rozważyć znalezienie nowej otwartej przestrzeni biurowej umożliwiającej wdrożenie tych środków.
Postępowanie w otwartej przestrzeni biurowej
Wprowadzenie szeregu zasad postępowania może pomóc zapewnić zdrowe środowisko pracy każdemu pracownikowi działającemu w otwartej przestrzeni biurowej.
Regulamin postępowania dla takich przestrzeni to świetny sposób na zapewnienie naturalnego ograniczenia rozproszenia uwagi oraz hałasu. Przedsiębiorstwa jednak muszą również mierzyć się z pewnymi wyzwaniami w kontekście wprowadzania rzeczonego regulaminu w biurach otwartych. Nadmierna liczba zasad może skończyć się ograniczeniem swobodnego rozwoju pracowników i ich kreatywności, a w ostateczności może skutkować obniżonym zadowoleniem z pracy.
Wprowadzając regulamin postępowania w otwartej przestrzeni biurowej, dobrą praktyką jest uwzględnienie wszystkich pracowników w celu znalezienia najlepszego kompromisu oraz zasad, wg których każdy będzie mógł pracować.
Duńska firma Indeklimaportalen opracowała szereg zasad jako inspirację oraz przykład ustalania regulaminu postępowania:
- Stałe telefony mogą jedynie dzwonić raz, a głośność musi być niska
- Przekieruj połączenie telefoniczne jeśli nie jesteś w stanie go odebrać
- Telefony komórkowe mają być zawsze wyciszone
- Ustaw sygnały wskazujące czy jesteś w stanie rozmawiać
- Zezwól na komentowanie zachowania w miejscu pracy
- Przejdź do kawiarni/stołówki lub korytarza jeśli chcesz porozmawiać z innymi pracownikami. Pamiętaj, aby zamknąć drzwi.
- Obniż ton głosu i zbliż się do osoby, z którą rozmawiasz
- Rozmawianie z innymi również traktowane jest jako „rzeczywista praca”
- W miarę możliwości rozmawiaj z kolegami i koleżankami z pracy na siedząco
- Do rozmów telefonicznych korzystaj ze słuchawek i obniż ton głosu
- Korzystaj ze słuchawek jeśli chcesz posłuchać muzyki i nie chcesz, aby Ci przeszkadzano
- Pracuj z domu gdy chcesz uniknąć hałasu
- Nie zadawaj innym pracownikom pytań, na które jesteś w stanie sam/a odpowiedzieć
- Ogranicz zbędne spacery w miejscu pracy
- Spożywaj w stołówce, aby nie przeszkadzać innym w biurze
Źródło: Indeklimaportalen.dk
Przemyślenia dotyczące postępowania w otwartych przestrzeniach biurowych
Większość z powyższych zasad postępowania to kwestie, nad którymi pracuje wiele biznesów. Na tym etapie należy zrozumieć, że regulamin postępowania może zapewnić pracownikom większą wolność w pracy. Wolność ta wiąże się z mniej przeszkadzającym środowiskiem pracy, ale również z przekazaniem pracownikom innych przestrzeni do pracy, lub umożliwieniem im pracy zdalnej gdy tego potrzebują. Trudności pojawiają się gdy pracownik potrzebuje ciszy do pracy kilka razy w ciągu dnia – w takich przypadkach kabina do rozmów PhoneAlone to doskonały wybór. Kabina umożliwia przedsiębiorstwu spełnienie zmieniających się potrzeb pracowniczych, np. skupienia w biurze.
Wprowadzając kabinę PhoneAlone w Twojej przestrzeni biurowej, masz możliwość zrewidowania swojego regulaminu postępowania, gdyż dostosowanie kabiny akustycznej do celu jej wykorzystywania jest rzeczą ważną. Kabina PhoneAlone służy do wykonywania rozmów telefonicznych oraz prowadzenia szybkich spotkań online podczas dnia pełnego pracy. Dlatego sytuacją niekomfortową jest gdy jedna osoba zajmuje kabinę przez cały dzień, pozbawiając w ten sposób inne osoby możliwości skorzystania z niej. Sposób użycia kabiny PhoneAlone w biurze może różnić się w zależności od przypadku. Ważne jest, aby każdy pracownik zaakceptował zasady jej użytkowania oraz zrozumiał różnicę między kabiną do rozmów, a pomieszczeniem konferencyjnym.
